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Steuererklärung – Elektronische Archivierung für den erleichterten Umgang mit Steuern

Steuererklärung – Elektronische Archivierung für den erleichterten Umgang mit Steuern

Die regelmäßige Steuererklärung stellt große und kleine Unternehmen immer wieder vor ein riesiges Arbeitsvolumen. Belege müssen sortiert, abgelegt, aufbereitet und entsprechend weitergegeben werden. In einem Unternehmen, das all seine Rechnungen und Belege nicht in elektronischer Form aufbewahrt, gehen bei der Sortierung und Vorbereitung von der Steuererklärung viele Stunden wertvolle Arbeitszeit verloren. Um das eigene Unternehmen nicht an Effizienz verlieren zu lassen, sollten Inhaber sich daher unbedingt mit Lösungsmöglichkeiten zur effektiven Archivierung und Aufbewahrung wichtiger Unterlagen beschäftigen. Die elektronische Archivierung (z.B. http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html) kann hierbei ein entscheidender Punkt sein, da sie das Unternehmen auf vielfältige Art und Weise entlastet.

Aufbewahrungsfristen leichter wahrnehmen

Wie die meisten Unternehmer sicherlich wissen, müssen bestimmte Unterlagen über einen langen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich dabei vor allen Dingen auf Dokumente mit steuerlicher und handelsrechtlicher Relevanz. All diese Unterlagen müssen in in einem Unternehmen ganze zehn Jahre lang aufbewahrt werden, sodass sie im Falle einer Prüfung innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung stehen. Für Unternehmer ein zeitintensiver Akt. Schließlich fallen im unternehmerischen Alltag unter Umständen etliche Unterlagen und Dokumente an, deren Aufbewahrung in Papierform viel Platz einnimmt. Die Kosten für Lagerflächen stellen hierbei einen wichtigen Punkt dar, den Unternehmer durch elektronische Archivierung eliminieren können.

Entscheidend für die Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten ist außerdem die Tatsache, dass die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch eine revisionssichere Aufbewahrung aller Dokumente vorschreiben. Dies bedeutet, dass alle Informationen in vollständiger, programmgeschützter und auch verlustgesicherter sowie ordnungsgemäßer Form aufbewahrt werden müssen. Betroffen sind hiervon unter anderem wichtige Dokumente wie die Jahresabschlüsse der vergangenen Jahre und Inventarlisten. Die elektronische Archivierung muss also in der Lage sein, Dokumente in einem geschützten virtuellen Umfeld aufzubewahren und bereitzustellen.

Erleichterung der Abläufe rund um steuerliche Angelegenheiten

Erfolgt eine elektronische Archivierung von Unterlagen und Dokumenten entsprechend der bereits genannten Vorgaben, so wirkt sich dies direkt auf das Arbeitsumfeld der Angestellten im Unternehmen aus. Es fällt deutlich leichter, Belege aus der Vergangenheit für aktuelle Aufgaben heranzuholen und Zusammenfassungen sowie Statistiken zu erstellen. All dies wäre bei einer Aufbewahrung in Papierform nur schwer möglich, zumal manche Dokumente sich im Laufe der Jahre eine Zustandsverschlechterung erfahren und folglich unleserlich werden können.

Auch die Kommunikation mit einem zuständigen Steuerberater fällt dank elektronischer Archivierung deutlich leichter. Alle Geschäftsvorgänge des vergangenen Jahres in digitaler Form zusammengefasst, lassen sich leichter an eine zuständige Person übermitteln, als dies mit zahlreichen Aktenordnern der Fall wäre. Dies kann letztlich sogar für eine Kostensenkung in Bezug auf die Bearbeitung der steuerlich relevanten Unterlagen sorgen, da auch der Steuerberater durch elektronische Archivierung effizienter und schneller vorgehen kann.

Letztlich sorgt eine fachgerechte elektronische Archivierung für einen professionelleren Umgang mit allen steuerlich relevanten Unterlagen. Durch zeitnahes Archivieren lässt sich so das Risiko des Verlustes einzelner Dokumente verhindern, die im Nachgang nur mit hohem Zeitaufwand wieder beschafft werden könnten. Unternehmern selbst bleibt so mehr Zeit für die Entwicklung des eigenen Unternehmens hinsichtlich zukünftiger Projekte. Da auch die personellen Ressourcen durch elektronische Archivierung geschont werden, kann das Arbeiten im Unternehmen weitaus zügiger, sicherer und professioneller erfolgen.

 

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